ConfirmAki: um aplicativo que auxilia na recepção de convidados em eventos

Foto: Patrícia Figueira

É comum, como resultado da preparação de eventos particulares ou de negócios, haver uma lista em papel na recepção do evento com os convidados e número de acompanhantes. A recepcionista do evento fica com várias folhas, inclusive as de última hora, procurando os nomes dos que chegam para efetuar o registro. Fora a dificuldade de localização (nem sempre está em ordem alfabética), depois de várias anotações manuais em linhas de altura reduzida, a confusão já está formada.

Pensando nesta situação, a HTS Informática desenvolveu um aplicativo (APP) para equipamento móvel (funciona de forma mais agradável em tablet), no ambiente Android, como um facilitador para estes casos. Roda de forma off-line (sem necessidade de acesso à internet) e, portanto, pode ser utilizada em qualquer ambiente.

A operação é bem simples: antes do evento é possível efetuar o cadastramento dos nomes dos visitantes e do número de acompanhantes previstos em ambiente WEB (micro). A digitação é em qualquer ordem, já que o sistema irá fazer a ordenação por nome. É possível importar arquivos (planilhas) com a lista já preparada.

No dia do evento, basta fazer o download para o aplicativo no tablet e o aplicativo já apresenta toda a lista em ordem alfabética e o número previsto de acompanhantes. A recepcionista está equipada para recepcionar e registrar a presença dos convidados.

A cada convidado que se apresenta, basta procurar o nome (que está em ordem alfabética) e com um simples toque na tela, registrar a presença. Caso haja diferença entre o número de pessoas previstas e o real, dois pequenos ícones permitem efetuar o ajuste com um toque no “+1” ou “-1”, quantas vezes forem necessárias para ajustar o número. Tudo muito rápido e com informação visual para confirmação.

No final do evento, com um simples toque na tela, você tem o resumo comparativo entre o número previsto e o real. É possível também ver a lista completa com o horário de chegada de cada convidado.

A versão PRO do aplicativo é gratuito e pode ser baixado no Google Play em https://play.google.com/store/apps/details?id=com.hamiltonhtsnet.com.br.confirmakiPro.

A qualquer momento (durante o evento) é possível saber quantas pessoas já estão presentes pois o aplicativo tem um totalizador de fácil visualização. Ao final do evento, efetuando-se o upload dos registros, se tem um resumo completo do evento (presentes, ausentes) na forma de gráfico e é possível emitir um relatório detalhado com todas as informações das presenças.