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Evite 5 falhas comuns no envio de e-mails

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Foto: Reprodução

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Vívian Rio Stella, doutora e pós-doutora em Linguística pela Unicamp e professora de cursos de Comunicação e Liderança pela VRS Cursos, apresenta cinco falhas comuns no envio de e-mails que os profissionais devem evitar em seu cotidiano.

1. Ser excessivamente informal: o grau de formalidade nos e-mails é muito variado, pois está diretamente relacionado à cultura da empresa, ao tema tratado na mensagem (mais ou menos delicado, mais ou menos polêmico), ao relacionamento entre os interlocutores e à imagem que o emissor pretende passar aos seus leitores (mais ou menos sério, mais ou menos empático). Mas o que se percebe é que muitas falhas de comunicação são decorrentes do excesso de informalidade das mensagens, que, não raro, comprometem a credibilidade de quem escreve ou a seriedade do assunto. Por isso, procure adequar a linguagem usada considerando os aspectos listados anteriormente e não assuma que sempre se deve ser informal ou sempre formal. Adequar é preciso, por mais desafiador que isso seja.

2. Escrever e-mails com raiva: expressar raiva ou indignação pessoalmente já pode comprometer as relações interpessoais no ambiente organizacional, quanto mais se isso ocorre por e-mail, em que a leitura é feita em outro contexto da produção da mensagem, sem entonação, olhar, expressões faciais de quem emite a mensagem. Por esse motivo, é recomendável esperar a raiva passar (ex.: tome um café, deixe para responder no dia seguinte) para, então, redigir a mensagem, de forma menos passional. Inúmeros conflitos podem ser evitados com essa simples prática.

3. Usar o e-mail como canal de comunicação para assuntos sigilosos: é preciso lembrar-se, a todo momento, de que o e-mail é um registro, um documento. Se é documentado algo indevido, é altíssima a chance de haver constrangimentos e repreensões por falta de ética ou de alinhamento com os valores da empresa. Por isso, evite documentar no e-mail informações sigilosas ou comentários comprometedores.

4. Usar cópia oculta para intimidar ou repreender alguém: o recurso da cópia oculta só deveria ser utilizado como “mala direta”, isto é, para envio de um e-mail a diversos destinatários, para manter em sigilo, intencional, o e-mail de contato de cada pessoa ou para evitar a prática do “reply to all” quando não é necessário que todos recebam todas as respostas. Mas a forma mais usada – e equivocada – da cópia oculta é em mensagens em que o remetente escreve um feedback negativo, uma intimidação ou uma cobrança a um certo destinatário, com cópia oculta para o chefe de um deles (ou de ambos). Se achar necessário recorrer à hierarquia (o que muitas vezes não é recomendado), por que não deixar evidente e incluir o chefe simplesmente em cópia? Vale lembrar que a pessoa em cópia oculta pode resolver responder a todos e, de repente, “aparecer” na troca de e-mails, gerando ainda mais problemas entre o s envolvidos.

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5. Copiar muitas pessoas no mesmo e-mail: escolher os contatos dos campos “para” e “cópia” já seria um primeiro passo para a eficácia: no primeiro, incluem-se apenas as pessoas que têm relação direta com o assunto do e-mail; no segundo, constam as pessoas que – realmente – devem acompanhar as trocas de e-mails e o status do assunto tratado. Mas o que se percebe é tanto um uso indiscriminado desses campos quanto a inclusão de inúmeros contatos que não precisam executar nem acompanhar nada. Essa situação acaba impactando o já excessivo volume de e-mails que os profissionais recebem diariamente. Por isso, apenas envolva na mensagem as pessoas que realmente estão relacionadas ao assunto tratado. Depois de resolvida a questão, se precisar, elabore um novo e-mail com um breve resumo do que ocorreu e inclua os contatos que precisam saber apenas o que foi resolvido (sem que eles precisem acompanhar todo o passo a passo).

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