Conduzir reuniões de forma eficaz é essencial para maximizar o tempo e os recursos da equipe, garantindo que os objetivos sejam alcançados de maneira produtiva.Para isso acontecer não basta apenas fazer um planejamento prévio dos assuntos e pautas, mas sim executar um processo de análise crítica de todo o contexto que envolve a convocação das pessoas, identificar os decisores, fazer um estudo prévio do interesse e necessidades de cada área envolvida e como suas ações podem ter um resultado positivo no final da reunião.
Um recurso que é escasso é o tempo, por isso, fazer uma reunião direta, objetiva, com as pessoas que de fato precisam estar presentes, ter um planejamento bem feito e pensar na organização do momento é fundamental. “Da mesma forma, a participação ativa e o respeito mútuo entre os membros da equipe também são fundamentais para o sucesso de uma reunião eficiente”, destaca Paulo Felipe, CEO da Tagarela School.
Paulo acrescenta que os motivos para convocar uma reunião de trabalho são que, muitas vezes, assuntos precisam ser resolvidos rapidamente. “Enviar um e-mail pode gerar uma lista de discussão, e-mail para cá, e-mail para lá, o que deixa morosa a resolução da questão. Acredito que 5 minutos de uma conversa bem planejada traz mais resultados que uma infinidade de e-mails e mensagens de WhatsApp”, completa.
Para conduzir uma reunião é importante ter leveza, demonstrar controle do assunto, receber as pessoas com atenção, abrir para discussão quando for necessário,criar um ambiente favorável para as trocas de ideias e resoluções de problemas/desenvolvimento de soluções.
Vantagens de uma reunião eficaz
- Produtividade;
- Pessoas mais engajadas;
- Agilidade;
- Alinhamento do discurso;
- Engajamento e motivação;
- Clareza nas expectativas.
É importante que as reuniões sejam bem planejadas, tenham uma agenda clara, sejam conduzidas de forma organizada, com tempo suficiente para discussões relevantes, e que os resultados e ações sejam documentados e acompanhados após a reunião. “Vale muito a pena tratar as reuniões com profissionalismo e planejamento, todo mundo ganha”, conclui o CEO da Tagarela School.
